Dans un cabinet, comme dans toute organisation, la détention de compétences et d’expertise est essentielle. Cependant il faut veiller à ce que ces compétences internes soient exactement en adéquation avec les besoins de la structure.
« Nous avons 10 salariés dans les fonctions support. »
L’équipe administrative, ou back-office, est souvent évaluée en nombre de postes.
⚠️Cette approche est pourtant discutable.
Car dans une organisation, le sujet n’est pas tant le nombre de personnes que les compétences réellement déployées.
Au cours de mon parcours, j’ai rencontré des cabinets d’avocats « bien staffés »… qui rencontraient malgré tout de sérieux problèmes d’organisation :
→ service facturation multipliant les erreurs
→ environnement informatique instable
→ relances clients irrégulières
→ contrats fournisseurs reconduits par inadvertance
→ obligations sociales négligées
Ces situations (et bien d’autres) ont souvent une cause simple :
👉 un manque de compétence au niveau du workflow
Voici quelques cas que j’ai croisés :
✅ L’office manager
Un office manager doit souvent gérer des sujets techniques (informatique), des aspects contractuels (renégociation avec les fournisseurs) ou encore certains volets RH ou même financiers. Ce titre est parfois donné à l’assistante personnelle du Dirigeant, en qui il a toute confiance.
Possède-t-elle réellement les compétences nécessaires ?
✅ La chargée de facturation
Cela arrive qu’elle soit en fait une ancienne chargée de communication, mais elle « aime bien les chiffres ». Cette personne s’intègrera bien à l’équipe mais la facturation exige des bases techniques précises : taux de TVA applicable, respect du contrat client, validité de la commande…
✅ Le Directeur Financier
Ce titre est parfois porté par un Chef Comptable, très compétent en comptabilité. Mais la fonction de DF consiste aussi à accompagner le dirigeant dans la lecture des données financières, la construction de scenarii prévisionnels et d’outils de prise de décision.
Assistante, Chargé de communication, Chef comptable : ce sont tous des postes importants et respectables.
⚠️ Mais ils doivent correspondre précisément aux besoins de l’organisation.
La chaîne des compétences doit correspondre à la chaîne des responsabilités pour que les workflows soient fluides et fiables.
👉 Au fond, le nombre de personnes au back-office n’est pas le bon indicateur.
✅ C’est la cartographie des compétences qu’il faut étudier.
Un audit des compétences permet souvent de mettre en lumière les manques dans certaines fonctions clés.
Il suffit parfois de :
→ redéployer certaines responsabilités
→ clarifier les process
→ moderniser quelques outils
… pour obtenir une organisation plus fiable, plus efficace, et capable d’absorber une croissance sans recruter immédiatement.
On en parle ? marina.consoli@consoli.fr Activez pour voir l’image en plus grand.
