La période des congés arrive : comment prévenir les tentatives de fraude ? comment gérer la baisse de trésorerie ? comment organiser les congés ? quelques conseils pour éviter les quacks.
Comme chaque année je vous fais un rappel de l’importance de l’anticipation de cette période durant laquelle vos entreprises sont parfois désertes. Cela peut affecter l’activité économique bien sûr, mais surtout les effectifs étant réduits, l’entreprise sera fragilisée.
Il ne faut donc pas sous-estimer la préparation de cette période :
➡ Fraude au Dirigeant : l’été est particulièrement propice à ce type de fraudes (équipes réduites, absence des managers, déplacements…). Aujourd’hui, l’intelligence artificielle joue un rôle croissant dans ces tentatives de fraude. Il est désormais possible pour des individus malintentionnés de se faire passer pour le Dirigeant (image et voix) de manière très réaliste, en utilisant des technologies de clonage avancées.
Ces outils permettent de reproduire la voix, les expressions faciales et même les comportements d’un chef d’entreprise, afin de tromper les équipes comptables ou administratives qui vont suivre des instructions de paiement frauduleuses.
👉 Face à cette menace, il est indispensable de mettre en place des systèmes de protection. Cela inclut un renforcement des processus internes, même très simples, comme par exemple un mot de passe ou un nom de code (un peu comme le ferait votre société de télésurveillance à la maison) délivrés en présentiel avant l’été.
Certains iront jusqu’à l’ajout de solutions plus technologiques comme l’authentification multifactorielle et la vérification biométrique, mais la sensibilisation accrue des équipes aux risques liés à l’usage de l’IA reste la base incontournable.
➡ Trésorerie : fin juillet et fin août sont des fins de mois particulièrement sensibles pour la trésorerie ; il faut assurer un certain nombre de décaissements de charges fixes, et notamment les salaires, sans parfois recevoir beaucoup d’encaissements clients (partis en congés).
👉 Il convient donc de projeter un minimum son équilibre encaissements / décaissements afin de pouvoir anticiper son solde bancaire et, par exemple, demander une autorisation exceptionnelle de découvert à son banquier pour une courte période.
➡ Permanence du service : chaque salarié demande une période de congé en fonction de ses besoins personnels, mais les besoins du service ne sont pas toujours en accord.
👉 Il faut donc prévoir un planning de permanence, notamment pour les fonctions clés : comptabilité (émission de paiements) / facturation & encaissements / remise au factor / ADV / hotline… La mise en place de binômes durant l’année peut s’avérer indispensable afin de couvrir la permanence de certaines fonctions.
On en parle ? marina.consoli@consoli.fr
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