Construisez votre process de relance clients : la gestion de vos créances est la clé de voûte de votre trésorerie

Partager sur facebook
Facebook
Partager sur twitter
Twitter
Partager sur linkedin
LinkedIn

Le Credit Management a toujours été un thème fondamental en gestion d’entreprise : il est un  pilier de la trésorerie.

La gestion du portefeuille clients doit donc faire l’objet d’une organisation rigoureuse au sein de votre entreprise et comporter un ensemble de processes précisément étudiés.

Le prompt règlement : une habitude

En termes de règlement de factures, comme pour d’autres sujets, vos clients prennent des habitudes. Si vous laissez les mauvaises habitudes s’instaurer, elles seront difficiles à chasser ; a contrario, si vous réagissez dès le premier retard, votre client saura qu’il doit vous payer en temps et en heure et le prévoira.

Pour cela, il vous faut mettre en place une « stratégie de relance » bien construite. 

Relances et Process

Mettre en place un process dans vos relances est fondamental ; en effet, si vous effectuez cet exercice de temps en temps, au moment d’un besoin ponctuel par exemple, cela pourra être utile sur le moment, mais pas bien constructif ni structurant.

Votre process de relance doit être pré-déterminé, précis et régulier.

Si votre délai de règlement est de 30 jours à date de facture, il vous faut enclencher une première action de relance quelques jours après en cas de non règlement.

A vous de déterminer les points clé de votre process :

  • délais entre chaque relance (selon la pression que vous voulez mettre)
  • canal à utiliser pour l’effectuer (mail, téléphone, texto, courrier…)
  • destinataire (comptabilité, donneur d’ordre, Dirigeant…)
  • courriers type de référence avec vocabulaire choisi

Ce process doit être totalement personnalisé à votre entreprise, à votre activité, à vos clients, à vos cycles (de facturation par exemple).

Par exemple :

Une fois mis en place, le calendrier doit être respecté et chaque étape doit être suivie.

Il vous faut montrer que vous ne lâchez pas, que le règlement de vos factures fait partie de votre partenariat et que votre entreprise tient à être réglée en temps et en heure.

Si vous connaissez personnellement le Dirigeant, n’hésitez pas à l’appeler vous-même, assez tôt, cela aura un impact beaucoup plus important que si votre Comptable / Credit Manager l’appelle.

La pré-relance

L’utilisation de la pré-relance est également vivement conseillée, au moins pour les créances les plus importantes.

La pré-relance n’est PAS une relance mais un extrait de compte que l’on envoie au client (en général à la comptabilité) quelques jours avant l’échéance d’une facture pour signifier qu’elle arrive bientôt à échéance.

On l’appelle aussi « prévention », ou « relance préventive ».

Elle permettra au service comptabilité de votre client de s’assurer que :

  • La pièce à régler a bien été reçue
  • Le règlement est bien inscrit dans les prochains règlements

Il s’agit de gagner du temps et de faire en sorte que la facture soit bien réglée en temps et en heure.

S’adapter à son client ou à la période

Evidemment, le process ainsi construit ne peut pas couvrir toutes les situations et certains cas particuliers doivent être gérés hors process.

Surtout lorsque la relation est bien établie et que vous commencez à connaître ses habitudes, il vous faudra parfois consentir à votre client des conditions particulières.

Accordez-lui une facilité ponctuelle s’il est en difficulté ; proposez-lui un échéancier.

A contrario, un client qui vous règle trop souvent avec des délais « à rallonge » présente un risque pour votre entreprise et vous devez réagir, même si c’est difficile car on a rarement envie de contrarier un client …

Sachez cesser de livrer (marchandise ou service) pour vous faire payer ; sachez demander un paiement d’avance ou une provision en cas de risque de défaillance ; sachez exiger un prélèvement automatique.

Dans le cas de marchandises, rappelez-vous qu’elles vous appartiennent jusqu’au moment où elles ont été réglées ; ceci est un argument que vous pouvez utiliser pour vous faire régler.

En amont : les actions qui vous faciliteront le recouvrement

Plus les conditions sont claires en amont, plus le paiement sera facile à obtenir, car incontestable.

  • Vos conditions et délais de règlement doivent de préférence faire partie de la négociation de départ avec votre futur client.
  • Les éléments de facturation doivent être clairement définis (dans le cas d’une facturation de service notamment) soit en amont, soit en annexe de la facture.


En aval : analyse des causes des retards ou de non recouvrement

Si vous subissez des retards de règlement importants et/ou réguliers, il est préférable d’en analyser les causes.

Il est possible qu’un problème structurel soit à l’origine d’une partie importante de ces retards et que la prise de conscience de ce problème récurrent vous permette de le résoudre et d’améliorer ainsi de manière significative votre DSO.

Par exemple, certains grands groupes exigent qu’un n° de commande (ou de dossier) soit porté sur une facture pour pouvoir l’honorer. Or, ce numéro n’est pas toujours reporté lors de la facturation et cela provoque parfois de gros retards de règlement.

La solution sera ici de travailler votre organisation administrative afin que le numéro de commande soit systématiquement obtenu en amont et systématiquement reporté sur la facture.

En conclusion gardez à l’esprit que le temps joue en votre défaveur ; une créance est toujours bien plus difficile à récupérer après 6 mois qu’à échéance.

Donc, donnez les bonnes habitudes à vos clients, en maintenant la pression de manière régulière et méthodique, vous constaterez une amélioration significative de votre DSO, et donc de votre trésorerie.

On en parle ? marina.consoli@consoli.fr 

Ces articles peuvent vous intéresser