Le temps de l’ « ajustement mutuel » est révolu ; ce terme, que l’on doit au sociologue Henry Mintzberg, signifie que dans une structure de petite taille, la communication entre ses membres reste informelle et cela est suffisant pour organiser le travail.
Une équipe qui grandit n’en est plus capable, elle a besoin qu’on mette en place un certain nombre de méthodes, de process afin d’aider la communication et la transmission d’information.
Organiser le travail
Organiser le travail de l’équipe signifie mettre en place un certain nombre de règles destinées à clarifier les responsabilités de chacun. En tant que Chef d’entreprise, vous êtes le Chef d’équipe, le coordinateur de toutes les ressources.
La répartition des tâches,
l’organisation du travail, les responsabilités de chacun doivent être clairement
définies d’autant plus que vos collaborateurs sont inexpérimentés…
Vous devez ainsi tenir compte :
- De leur compétence technique
- De leur séniorité dans le métier
- De leur charge de travail
- De leur manière propre de travailler
- De leur motivation
Une répartition claire des rôles et responsabilités de chacun est bénéfique et saura les aiguiller au quotidien dans la gestion et l’organisation de leurs tâches. Cela facilitera également l’esprit d’équipe et l’entraide en évitant des interférences entre chacun.
Avant de créer de la hiérarchie au sens propre, vous pouvez donner de l’autonomie à ceux qui en recherchent – et la méritent – et encourager l’entraide et la formation interne aux moyens de « référents » par exemple, un système qui encouragera les plus expérimentés à guider les plus jeunes.
La délégation est une thématique importante de l’organisation du travail. Plus votre structure grandit, plus vous avez besoin de déléguer. Cela va vous permettre d’avancer en vous concentrant sur le principal, ce que seul vous savez faire. Par effet domino, vos collaborateurs les plus proches devront à leur tour mieux déléguer, ou partager la réalisation de leurs travaux, ainsi sera créé un cercle vertueux dans lequel tout le monde apprend et progresse.
Dans tous les cas vous restez le Manager de l’équipe, celui qui veille aux équilibres de la charge de travail, à l’adéquation et à l’évolution des outils, au bien-être de son équipe, à sa formation, et qui règlera tout différent persistant …
Animer l’équipe
Animer une équipe est un rôle plus compliqué qu’il n’y paraît. Boire le café avec quelques-uns de vos collaborateurs le matin ne signifie pas animer votre équipe.
1/ Gérer l’information :
Vos collaborateurs ont besoin d’information, même s’ils ne le disent pas. De surcroit,
ils ont besoin de recevoir l’information personnellement. Le téléphone arabe,
autrement appelé « radio moquette » est très destructrice en
entreprise et il convient de l’éviter au maximum. Plus vous donnerez
d’information, moins « radio moquette » fonctionnera.
Par exemple, annoncez vous-même tout nouveau recrutement, ou départ, et tout
changement important dans l’organisation.
2/ Former vos collaborateurs
Dans les cabinets de services
professionnels notamment, la connaissance est partie intégrante de ce qui est
vendu et facturé. Il est donc primordial de faire régulièrement évoluer les
compétences de vos équipes : faites des revues métier (nouveau texte,
nouvelles règles, nouveau produit concurrent) afin de les tenir à jour,
envoyez-les à des conférences ou des sessions de formation, etc.
Gardez à l’esprit que pour un certain nombre d’entre eux, vous êtes la référence, voire le Mentor. Vous participez grandement à l’évolution de leurs compétences.
3/ Donner une vision prospective
Il ne faut pas non plus sous-estimer
le besoin de vos équipes de savoir « où on va ».
Où les emmenez-vous ? Quels sont les projets en cours ? A moyen
terme ?
Ils ont besoin de se projeter, et plus vous les emmènerez avec vous plus vous
créerez un sentiment d’appartenance, de la motivation et éviterez le turnover.
Les moyens mis à votre disposition sont variés.
On a tendance à abandonner les réunions autour d’une table sous prétexte qu’elles sont chronophages. Si elles sont bien menées, les réunions peuvent être brèves et constructives. On peut se donner ½ heure pour passer les informations principales en revue, recevoir quelques questions et ainsi fluidifier la communication.
Le gros avantage est que durant une réunion, l’information sera délivrée à tous, directement, et de la même manière. Elle permettra également une brève discussion pour se coordonner sur les prochaines étapes d’un dossier par exemple.
Profitez-en pour en faire un moment convivial, café thé et quelques viennoiseries le matin par exemple … ainsi les échanges seront facilités.
Motiver l’équipe
Organiser et animer votre équipe, c’est déjà un début de travail sur la motivation.
Mais cela ne suffit pas.
Pour motiver votre équipe, le petit manuel du Manager ne cessera de vous rappeler que vous devez :
- Donner des objectifs clairs et atteignables
- Donner du feed back
- Donner des responsabilités et faire progresser
Ce que le Dirigeant a tendance à oublier, ou à sous-estimer, c’est le « besoin d’attention » qu’ont ses collaborateurs. L’entretien annuel vous semblera une corvée mais pour vos collaborateurs, c’est un moment attendu, durant lequel ils pourront échanger avec vous. Car vos journées sont chargées et que vous êtes peu disponible. Prenez donc le temps de les mener.
Bien entendu tout cela ne servirait à rien si, au préalable, vous ne vous étiez pas chargé de créer un environnement de travail agréable et des moments de convivialité réguliers. Des moments où l’on se retrouve pour prendre du bon temps ont un impact très positif sur l’esprit d’équipe ensuite – c’est le principe même du teambuilding : se sentir partie d’un tout.
Il vous faudra également comprendre la motivation personnelle de chacun de vos collaborateurs afin de les motiver au mieux : certains seront focalisés sur leur salaire, d’autres sur leur disponibilité pour leur vie privée, d’autres encore préféreront être récompensés par de nouvelles responsabilités ou un nouveau « terrain de jeu » …
En conclusion, le Dirigeant doit être un Manager, organiser le travail de manière professionnelle tout en créant un environnement de travail qui permet l’échange et la communication. Un rôle fondamental …
On en parle ?
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