Avez-vous déjà pensé à engager un cost-killer ? Peut-être même l’avez-vous déjà fait ?
Ce qui est sûr c’est que chacun d’entre nous s’est déjà demandé – ou se demande régulièrement – comment réduire ses charges …
« Payons-nous trop cher pour notre assurance ? Pour nos lignes téléphoniques ? Pour notre service de nettoyage ? Pour la location de nos véhicules ? ».
Il est toujours possible de renégocier un contrat de prestation et de réduire certaines dépenses de cette manière. Le niveau d’économie réalisé dépend généralement de la fréquence de réalisation de cet exercice et des évolutions technologiques.
Mais les vraies économies, celles qui aboutiront au final à regagner du terrain sur votre rentabilité se cachent ailleurs : avez-vous entendu parler des coûts cachés ?
Pour vous donner un exemple « domestique » nous pourrions prendre celui de votre baignoire. Vous négociez le prix d’achat de l’eau chaque année afin de la payer au meilleur prix, mais en réalité votre baignoire est trouée : l’eau s’en échappe de manière continue en divers endroits et vous perdez de l’argent, beaucoup d’argent, non pas parce que vous payez l’eau trop cher mais parce que vous en consommez beaucoup trop du fait de ces fuites…
Dans une entreprise également, ces fuites d’eau, ou coûts cachés, sont généralement bien plus coûteuses que de payer l’eau trop cher. Malheureusement les coûts cachés ne se trouvent pas dans une ligne spécifique de votre comptabilité. Ce serait tellement simple ! Non, en fait, ils se cachent. Mais où ?
Le manque de compétence de vos équipes
Vous devez vous assurer de la parfaite adéquation des compétences de vos équipes au travail donné.
A fortiori si vous avez des producteurs (production de services), leur productivité est fondamentale pour votre rentabilité. Mais cela ne sera pas caché bien longtemps.
Même en back office, l’incompétence d’un service comptable peut être très préjudiciable.
Par exemple, recruter un facturier incompétent au sein d’un service facturation ; il commettra des erreurs de facturation régulières, devra émettre autant d’avoirs de régularisations ; côté comptable, les volumes de pièces et d’écritures à saisir et à lettrer vont gonfler ; les Experts comptables vont tiquer … et par-dessus tout, votre client sera probablement très agacé en recevant une – puis une autre – mauvaise facture…
Cette situation a peu de chance de passer inaperçue, mais son image est parlante : une personne incompétente fera mal ce pour quoi elle vous l’avez embauchée, sollicitera du temps supplémentaire de la part du reste de l’équipe pour réparer ses erreurs et causera des dommages collatéraux parfois lourds.
La mauvaise organisation de vos équipes
De la même manière, une mauvaise organisation pour s’avérer très pesante sur votre rentabilité. La répartition des tâches, la fluidité des process, la gestion des informations doivent être optimales.
L’organisation ne doit pas être figée et doit pouvoir évoluer avec les nouveaux besoins de l’entreprise (nouveau client, nouvelle loi, nouveau marché …). Le schéma organisationnel doit être clair et en même temps rester souple.
Pour cela vous devez vous assurer régulièrement que ces éléments « fonctionnent » : les process sont au centre de la fluidité et de la fiabilité du travail entre les individus et un des piliers de la maîtrise des risques. Sans process, vos collaborateurs se retrouvent trop souvent confrontés à un problème « sans solution » et se sentent obligés d’improviser et ce n’est pas toujours la meilleure solution qu’on invente sur le moment !! D’autres choisiront plus simplement d’ignorer le problème. On sait pertinemment qu’il risque alors de prendre certaines proportions.
Les outils utilisés sont également fondamentaux : ils doivent être adaptés aux besoins (« ni trop, ni trop peu ») et bien maîtrisés. Assurez-vous que vos équipes soient régulièrement formées aux outils utilisés, trop de temps perdu se cache dans leur imparfaite utilisation.
Ce que l’on doit absolument comprendre et analyser de manière approfondie c’est si le staffing dédié à une tâche est le bon. J’ai 5 collaborateurs en production : est-ce adapté ? J’ai 3 comptables : est-ce conforme ? Si l’équipe de vos collaborateurs est mal organisée, il est fort probable qu’en réalité le même travail pourrait être réalisé avec une équipe moins importante.
Donc, la prochaine fois que vous penserez que vos équipes doivent être renforcées (= un recrutement = un salaire et des charges en plus = du résultat en moins) alors demandez-vous avant s’ils sont bien organisés…
Enfin, pour illustrer les dégâts d’une mauvaise organisation je vous propose de relire mon article sur les goulots d’étranglement.
En réalité – vous le saviez déjà – l’efficacité de votre organisation est déterminante pour le résultat de votre entreprise.
Le manque de motivation de vos équipes
Nous voici sur un sujet très épineux. Pour des raisons variées, vos collaborateurs seront plus ou moins motivés : salaire, environnement de travail, reconnaissance, épanouissement, etc.
Vous le savez, leur motivation a une influence directe sur leur travail. Ce n’est pas un hasard si les teambuildings et autres événements de « liaison » internes se développent à grand train et si le « Management Durable » intègre une forte notion de « happy place to work ».
L’absentéisme est évidemment le premier effet (coûteux) de la démotivation de vos troupes. Mais même s’il est présent, un collaborateur peut représenter un coût caché très lourd : inefficacité, manque d’envie, faible créativité, dynamisme réduit, etc. son travail en pâtira, en quantité (productivité) comme en qualité (valeur ajoutée).
On pourrait également évoquer le très lourd coût du turnover.
En conclusion, évitez les mauvais calculs
Même si leur valorisation est assez complexe, les éléments précités permettent d’optimiser vos résultats ; alors faites le bon calcul !
Renforcer une équipe surchargée parce qu’elle est mal organisée n’est pas forcément un bon calcul… Sur-solliciter votre Expert Comptable parce que votre comptable n’est pas compétent n’est pas forcément un bon calcul …. Laisser en service votre imprimante « qui marche encore » mais bloque vos collaborateurs 2 heures par jour en « bourrage papier » n’est pas forcément un bon calcul.
Tous ceux-ci sont des coûts cachés… ils pèsent très lourd dans votre résultat.
Une bonne stratégie organisationnelle vous évitera bien des écarts et sera garante de performance.
Je reste à votre disposition pour évoquer la performance de votre entreprise. Rencontrons-nous.
