C’est fait ! Vous vous lancez dans l’aventure et vous voici désormais entrepreneur !
Bravo, c’est une grande et belle aventure … Vous connaissez certainement votre marché, vos clients, votre potentiel. Vous avez établi votre business plan . Mais saurez-vous organiser ces premiers pas … ?
Voici quelques conseils pour guider votre réflexion.
L’organisation de votre structure
Il s’agit de se poser les bonnes questions concernant le fonctionnement votre jeune (ou future) structure.
Serez-vous en mesure de couvrir tous les besoins fonctionnels (recrutement, management, facturation, etc.) et toutes les obligations qui vous incombent (déclaration de TVA, émission de fiches de paye, etc.) ?
En fait, vous devez prévoir d’assurer « les grandes fonctions de l’entreprise » …
Vente, Production, Marketing, Ressources Humaines, Comptabilité Finance, Administration, Juridique, Informatique, Achats, Logistique, etc.
Sans oublier de les coordonner !
Vous pourrez schématiser cette organisation par un « organigramme », schéma bien connu des grandes structures et souvent confondu avec la pure hiérarchie.
L’organigramme montre bien entendu l’étage hiérarchique dans sa verticalité, mais aussi et surtout le découpage de fonctions dans son horizontalité… c’est l’organigramme « fonctionnel ». On peut aussi représenter son organisation par un schéma de type « flowchart ».
Vous allez devoir commencer par les fonctions « de base » de votre entreprise ; les 3 premières questions à se poser sont :
- Qui va « vendre » – assurer la fonction commerciale ?
- Qui va « produire » ce qu’a vendu la fonction commerciale ?
- Qui va recruter vos producteurs – fonction RH ?
Dans une activité de service, la fonction production est assurée par l’humain ; il faudra donc bien intégrer à votre schéma la fonction Ressources Humaines dès cette étape. Si vous projetez une activité de négoce, vous assurerez probablement la fonction achats, car la négociation achats sera déterminante. Si vous projetez une production de biens, vous serez le Directeur Technique.
La fonction Ressources Humaines se chargera de déterminer les profils adaptés à la production de ces services, d’évaluer le nombre de producteurs nécessaires, de procéder aux recrutements et à l’intégration (voire la formation) des nouveaux venus. Elle tiendra ce rôle par la suite pour toutes les fonctions de l’entreprise.
Il est probable que dans un premier temps, vous assuriez aussi bien la fonction commerciale que la fonction ressources humaines : vous connaissez parfaitement ce que vous allez vendre, et vous évaluez vos besoins (qualitatifs et quantitatifs) pour la production.
En somme, il vous faut répartir les fonctions clés de l’entreprise et en confier précisément la responsabilité à quelqu’un ; ce quelqu’un peut être vous-même, ce peut être une personne que vous embauchez pour assurer la ou les fonctions, ou ce peut être un sous-traitant.
Qu’attend-on de vous ?
Vous devez réfléchir aux fonctions que vous devez assurer personnellement …
Le schéma suivant est le plus fréquent :
- Assurer soi-même la fonction commerciale : je connais le marché / j’ai déjà les clients / je représente mon entreprise; c’est une fonction « intuitue personae »
- Assurer éventuellement une partie de la production
- S’entourer de producteurs compétents ; c’est la fonction RH. Vous n’êtes pas DRH mais dans un premier temps vous connaissez parfaitement vos besoins et saurez auditionner les producteurs, car c’est votre métier.
Sachez cependant « arrêter les frais » lorsque vous ne trouvez pas chaussure à votre pied et passer le relais à un recruteur professionnel sans perdre trop de temps. Négociez un contrat sans exclusivité et « au succès », cela ne vous coûtera rien en cas d’insuccès.
Bien souvent, vous allez avoir tendance à vouloir faire tout le reste, de manière à limiter les frais …
C’est assez naturel, mais généralement un mauvais calcul. Si vous devez passer beaucoup de temps à faire des tâches à faible valeur ajoutée, ce n’est certainement pas une bonne manière d’aborder les choses : pendant que vous faites ces tâches (secrétariat, administratif, etc…) vous ne faites ni production, ni développement.
Or, votre mission première est bien celle-ci.
Donc, sous-traitez au mieux les autres fonctions :
- Marketing / Communication
Faites valider votre plan stratégique par un professionnel afin de vous assurer de sa cohérence et vérifier si vous n’avez pas oublié des pistes potentielles. Ayez une idée de vos besoins pour donner un cahier des charges, même approximatif à votre interlocuteur qui préconisera des outils de lancement, un site web et une campagne promotionnelle au minimum.
- Matériel / Informatique
Selon vos possibilités financières, achetez ou prenez en leasing votre matériel.
Achetez les logiciels nécessaires à la production ou louez-les façon « cloud ».
Assurez-vous d’être formés (vous et vos équipes) à la bonne utilisation de ces outils – sinon perte de temps – et donc de productivité – assurée !
- Secrétariat / Administratif
Courrier, petit administratif, envoi de plaquettes, notes de frais … et même élaboration des factures de ventes.
De plus en plus d’indépendants offrent des services « à la carte » en secrétariat et peuvent vous décharger d’un certain nombre de petites tâches.
- Comptabilité / Finance
Les Cabinets Comptables peuvent tenir votre comptabilité sans que le poids financier soit très lourd dans la mesure où vous avez peu de pièces (achats, ventes). Votre secrétariat peut se charger de centraliser les pièces et de les transmettre.
Si tout est bien organisé, l’émission du bilan sera simple et peu coûteuse.
Financièrement il vous faut quelques outils de pilotage ; pensez à une DAF externalisée qui vous aidera à construire et suivre un BP, un budget et analyser les performances au fil du temps. L’exercice prospectif est nécessaire et parfois mal maîtrisé par les Expert Comptables.
- Juridique
Le support d’un avocat est vivement conseillé ; il peut vous assister dans la rédaction de vos CGV, la validation de contrats complexes, la récupération de créances douteuses, etc.
C’est également un conseil à ne pas négliger sur la partie RH : contrat de travail, éventuels litige, obligations sociales de l’employeur, etc …
En résumé, ne faites pas « tout, tout seul » car c’est un frein à votre réussite, restez donc concentré sur votre vraie valeur ajoutée… votre cœur de métier.
On parle de votre organisation ? marina.consoli@consoli.fr
